OneDrive vs. OneDrive pro firmy
Dvě místa pro uložení dokumentů. Mají téměř stejný název, přesto se jedná o dvě velmi odlišné věci. V čem se nacházejí ty nejdůležitější rozdíly mezi OneDrive a OneDrive pro firmy?
Základní informace
Než se začneme bavit o rozdílech, pojďme si nejprve stručně vysvětlit, co je to OneDrive a OneDrive pro firmy. Jsou to místa pro ukládání souborů. Dokumentů, fotek, videí, prostě všeho.
Jsou to tzv. cloudová úložiště. Pokud na ně uložíme dokument, nebude přímo v našem počítači, ale na nějakém úložišti společnosti Microsoft. Zjednodušeně můžeme říci, že bude na internetu. Pro nás tak dokument bude dostupný z jakéhokoli počítače, tabletu nebo mobilu s přístupem k internetu. Naše dokumenty budou navíc v bezpečí. Pokud se nám rozbije náš domácí počítač, nemusíme se bát, že o ně přijdeme.
[/vc_column_text]
OneDrive i OneDrive pro firmy můžeme pohodlně synchronizovat s naším počítačem a mít tak dokumenty vždy rychle při ruce. Pro synchronizaci existují dvě aplikace – OneDrive a OneDrive pro firmy, které je možné si bezplatně stáhnout.
Stáhnout si je můžete ZDE.
Nejdůležitější rozdíly
Onedrive
OneDrive je místem pro ukládání našich osobních dokumentů. Můžeme na něm bezplatně využívat prostor o velikosti 15 GB. Pokud chceme prostoru více, můžeme si ho dokoupit za měsíční poplatek dle velikosti. Do OneDrive se přihlašujeme prostřednictvím osobního účtu Microsoft, který si může založit kdokoli.
OneDrive pro firmy
Na OneDrive pro firmy ukládáme naše pracovní dokumenty. Jedná se o součást balíku Microsoft 365, je tedy placený. Můžeme pracovat s místem o velikosti 1 TB. Přihlašujeme se do něj pomocí pracovního nebo školního účtu Microsoftu.
Nesmíme se nechat zmást tím, že OneDrive pro firmy je často zkráceně označovaný pouze OneDrive.
Ten největší rozdíl mezi OneDrive a OneDrive pro firmy vyplývá z faktu, že OneDrive pro firmy se nachází na platformě SharePoint. Díky tomu umožňuje mnohem širší možnosti správy než OneDrive. Ať už se jedná o správu verzí nebo třeba nastavení upozornění při změně dokumentu.
Je také nutné si uvědomit, že OneDrive pro firmy může spravovat administrátor naší firmy, který např. může zakázat sdílení dokumentů uživatelům mimo naši firmu. Osobní OneDrive si řídíme jen my sami.
Další rozdíly
Než si podrobně popíšeme všechny rozdíly mezi OneDrive a OneDrive pro firmy, podívejme se na tabulku, která všechny rozdíly přehledně shrnuje.
| FUNKCIONALITA | ONEDRIVE | ONEDRIVE PRO FIRMY |
| Prostor | 15 GB | 1 TB |
| Cena | bezplatné | placené |
| Přihlášení | osobní účet Microsoft | firemní nebo školní účet Microsoft |
| Doporučené ukládané dokumenty | osobní | firemní |
| Pohledy a filtrování dokumentů | ne | ano |
| Metadata | přednastavená | možnost správy |
| Typy obsahu | ne | ano |
| Koš (na odstraněné soubory) | 1 | 2 |
| Verzování | základní | pokročilé |
| Nastavení upozornění | základní | pokročilé |
| Sledování dokumentů | ne | ano |
| Nastavení práv | základní | pokročilé |
| Rezervace sdíleného dokumentu | ne | ano |
První výhodou OneDrive pro firmy je možnost tvořit různé pohledy na data a filtrovat je podle našich potřeb. Díky tomu si snadno zobrazíme soubory tak, jak zrovna potřebujeme, a snadno v nich vše najdeme.
S možností filtrování dokumentů souvisí tzv. metadata, tedy vlastnosti uloženého souboru. Zobrazují se u dokumentů jako názvy jednotlivých sloupců (na obrázku je např. rozkliknutá vlastnost „Změněno“). Na OneDrive najdeme pouze několik přednastavených vlastností dokumentu, jako je jeho velikost či datum poslední změny. U OneDrive pro firmy můžeme s těmito metadaty pracovat na mnohem vyšší úrovni. Můžeme přidávat další vlastnosti dokumentu, které potřebujeme znát, určovat, které vlastnosti musí být vyplněny povinně nebo které musí mít jedinečnou hodnotu. Zkrátka můžeme vše nastavit tak, jak nám to bude nejlépe vyhovovat.
Ve OneDrive pro firmy můžeme také pracovat s různými typy obsahu, tedy dokumenty s rozdílnými metadaty. Každý takový dokument může mít svoji šablonu. Můžeme mít tedy nadefinovaný specifický typ obsahu pro pracovní smlouvy, faktury, nebo cokoli jiného, co potřebujeme.
Další rozdíl je v uchování vymazaných souborů. OneDrive obsahuje jeden koš. OneDrive pro firmy má kromě klasického koše ještě koš druhé fáze. Do něj přechází dokumenty po uplynutí určité doby z koše první fáze. Vymazaná data tak systém uchovává déle a my máme větší šanci je zpětně získat.
Verzování, neboli uchovávání jednotlivých verzí dokumentu vždy po nějaké úpravě, funguje ve OneDrive i ve OneDrive pro firmy. Ve OneDrive pro firmy máme ale mnohem větší možnosti správy verzí. Můžeme staré verze smazat, určit počet uchovávaných verzí nebo verzování třeba vypnout úplně.
Upozornění využijeme u dokumentů, které jsou pro nás důležité a které sdílíme s ostatními lidmi. Díky němu nám přímo na mail přijde upozornění, pokud byla učiněna ve sdíleném dokumentu nějaká změna. OneDrive pro firmy navíc umožňuje pokročilé nastavení upozornění, kde si můžeme určit při jaké příležitosti a jak často budeme upozornění dostávat.
Ve OneDrive pro firmy můžeme sledovat často používané dokumenty. Ty se poté zobrazují ve složce Sledované, takže je budeme mít vždy po ruce.
OneDrive i OneDrive pro firmy podporují souběžnou práci více autorů na jednom dokumentu. Pouze ve OneDrive pro firmy ale máme možnost si upravovaný dokument rezervovat, tedy dočasně zakázat možnost úprav dalšími uživateli. Tím zajistíme, že se nám dokument nebude měnit pod rukama a my ho v klidu sami upravíme.
Sdílení dokumentů si žádá nastavení práv. Výběr základních práv, tedy zobrazit nebo upravovat, umožňují obě úložiště. Ve OneDrive pro firmy může ale správce více pracovat s možnostmi sdílení. Je možné např. zakázat sdílení dokumentů lidem mimo naši firmu.
Shrnutí
OneDrive i OneDrive pro firmy jsou výborným řešením pro ukládání dat. Obě tato úložiště můžeme využívat najednou. Na naše osobní dokumenty nám plně postačí OneDrive. Firemní dokumenty, které je obvykle nutné lépe spravovat, se vyplatí ukládat na OneDrive pro firmy.
Tato úložiště mají podobný vzhled i mnoho funkcí, přesto se vyplatí znát rozdíly mezi nimi. OneDrive pro firmy se nachází na platformě SharePoint a díky tomu skýtá mnohem širší možnosti než OneDrive.
