logo
Když se potkají ti správní lidé, na správném místě, baví je podobné věci a jsou nadšenci pro moderní technologie - vznikne CloudForce.

Licence Office 365

Aplikace pro firmy

Služby pro Office 365

Vzdělávání Office 365

Online Marketing

Jsme tu, abychom Vám mohli pomoc!
Neváhejte nás kontaktovat. Pomůžeme Vám velmi rádi. Poradíme Vám jak snížit náklady na IT a zprůhlednit firemní procesy.

+420 739 152 960

info@cloudforce.cz

Nad Lesním divadlem 1214/4, Praha 4

Děkujeme, že nás doporučujete:

+420 739 152 960

Nad Lesním divadlem 1214/4, Praha 4

Top

OneDrive vs. OneDrive pro firmy vs. SharePoint Online

OneDrive vs. OneDrive pro firmy vs. SharePoint Online

Tři cloudová úložiště souborů od Microsoftu. Co mají společného a v čem se liší? Stačí Vám pouze jedno, nebo se vyplatí pro různé soubory používat všechna tři? To vše a mnohem víc se dozvíte v tomto článku.

Co to jsou cloudová úložiště a proč je používat

Co to vlastně je cloudové úložiště? Tato úložiště fungují na principu ukládání souborů do cloudu, zjednodušeně řečeno „někam na internet“. Ve skutečnosti je v případě výše uvedených úložišť všechny ukládáte na vzdálené servery Microsoftu, a potom k vašim souborům přistupujete přes internet.

Důvodů, proč se tento způsob ukládání souborů používá v současné době čím dál tím častěji, je hned několik. První výhodou je bezesporu dostupnost takto uložených souborů – snadno a rychle je otevřete z jakéhokoli počítače, tabletu nebo mobilu s přístupem k internetu. Pro všechny samozřejmě existují mobilní aplikace.

Další obrovskou výhodou je vyšší zabezpečení a automatické zálohování souborů. Nemusíte se bát, že při poruše nebo ztrátě jednoho notebooku přijdete o vaši práci za celé roky. Navíc OneDrive pro firmy a SharePoint splňují i požadavky na zabezpečení definované GDPR.

Výhod by bylo možné zmínit ještě mnoho, přidejme ale nyní poslední – soubory uložené v cloudu můžete libovolně sdílet. Nemusíte k nim přistupovat pouze vy, mohou být dostupné i pro vaše kolegy, zákazníky nebo třeba přátele. V reálném čase tu soubory můžete i hromadně upravovat.

Co má OneDrive, OneDrive pro firmy a SharePoint Online společného

Předchozí řádky platí pro všechna tato úložiště. Jedná se o cloudová úložiště od Microsoftu. Podobné jsou si i vzhledem uživatelského rozhraní. Společného toho mají ale více.

Jak OneDrive pro firmy, tak SharePoint jsou součástí portálu Office 365, který poskytuje mnoho užitečných aplikací pro firmy, školy i jednotlivce. Z řadou těchto aplikací OneDrive pro firmy a SharePoint spolupracují.

Office 365

Všechna tři úložiště jsou velmi úzce propojena s programy Office 2016. Snadno otevřete ve Wordu dokument z OneDrive pro firmy, bez problému uložíte tabulku z Excelu na správné místo na SharePoint.

Office 2016

Vše můžete také synchronizovat s vaším počítačem. Co to znamená? Můžete propojit váš OneDrive s Průzkumníkem souborů. Když potom Průzkumník otevřete, najdete tu složky OneDrive, OneDrive pro firmy i SharePointu tak, jako by to byly běžné složky Dokumenty, nebo třeba Obrázky. Stejně s nimi můžete i pracovat. Zachováte si tak komfort běžné práce se soubory a zároveň využijete všechny výhody cloudových úložišť. Pro všechna úložiště se používá jeden synchronizační klient OneDrive – ve Windows 10 je nainstalovaný ve výchozích aplikacích.

Synchronizace

Jak na synchronizaci se dozvíte v našem E-Booku: OneDrive pro firmy synchronizace s PC

Na co jednotlivá úložiště používat

Než se seznámíte s funkčními rozdíly, ujasněte si, jaká z těchto úložišť potřebujete. Můžete využívat buď jedno, nebo třeba všechny najednou.

OneDrive je určený pro vaše osobní nepracovní soubory. Můžete si na něj uložit třeba fotky z dovolené, naskenované smlouvy k pojištění, soubory k vašim koníčkům a nepracovnímu vzdělávání, nebo třeba prezentace z přednášek osobního rozvoje. Zkrátka všechny soubory, které jsou pro vás důležité, chcete je mít přístupné odkudkoli, a navíc automaticky zálohované.

OneDrive pro firmy je určený pro soukromé pracovní soubory. Tedy takové soubory, které se týkají vaší práce a máte k nim přístup buď pouze vy. Můžete sem umístit i soubory jednorázově sdílené s kolegou nebo se zákazníkem. Patří sem rozpracované soubory, na kterých zatím pracujete pouze vy, nebo třeba jen další dva kolegové spolu s vámi, soukromé pracovní poznámky, nebo třeba soubory k vaší pracovní historii, které využíváte k tvorbě nových dokumentů.

SharePoint Online je určený pro sdílené pracovní soubory. Soubory se sem ukládají do tzv. knihoven. Do každé knihovny má potom přístup určitá skupina lidí. Do knihovny marketingu tak můžete ukládat třeba loga nebo prezentace, v knihovně obchodního oddělení najdete veškeré nabídky, no a třeba v realizaci soubory ke všem vašim produktům.

Co z toho vyplývá? My sami používáme všechna tato úložiště. Každá pro jiný typ souborů. Záleží jen na vás a na tom, jak moc pracujete se soubory, zda si vystačíte s jedním úložištěm, nebo využijete všechny tři.

Čím se tato úložiště funkčně liší

Společné vlastnosti už znáte, využití také. Pojďte se seznámit s funkčními rozdíly těchto úložišť.

OneDrive

OneDrive si můžete zřídit zdarma na adrese https://onedrive.live.com/. Zde si vytvoříte osobní účet Microsoft, prostřednictvím kterého se poté na OneDrive přihlašujete. Bezplatně můžete využívat prostor o velikosti 5 GB. Pokud chcete prostoru více, můžete si ho dokoupit.

OneDrive

OneDrive pro firmy

Jak již bylo řečeno, OneDrive pro firmy je součástí balíku Office 365, je tedy placený. Přihlašovací údaje do něj získáte od své firmy nebo školy – přihlašujete se do něj tedy pomocí pracovního nebo školního účtu Microsoftu. Můžeme zde pracovat s místem o velikosti 1 TB nebo 5 TB (dle velikosti firmy).

Nenechte se zmást tím, že OneDrive pro firmy je často zkráceně označovaný pouze OneDrive.

OneDrive pro firmy

Zjednodušeně by se dalo říci, že OneDrive pro firmy je prémiovou verzí osobního OneDrive. Obsahuje pokročilou variantu funkcí, např. pokročilé možnosti verzování. Má také výrazně lepší zabezpečení souborů. Můžete zde použít různé pokročilé možnosti sdílení souborů, které osobní OneDrive nabízí pouze v základní verzi.

OneDrive pro firmy můžete propojit také s automatizovanými procesy vytvořenými pomocí MS Flow. Ty umožňují spojení různých aplikací. Třeba když vám do vaší schránky přijde email s předmětem obsahujícím slovo „faktura“, může Flow přiložený soubor automaticky uložit do nadefinované složky na OneDrive pro firmy.

Toto úložiště spravuje administrátor vaší firmy. Ten např. může zakázat sdílení dokumentů uživatelům mimo vaši firmu, nebo upravit velikost prostoru na OneDrive. Osobní OneDrive si řídíte jen vy sami.

OneDrive pro firmy - administrace

Úložiště OneDrive pro firmy je spjaté s vaším pracovním účtem. Pokud pracujete ve více firmách, které používají Office 365, můžete mít klidně několik OneDrive pro firmy. Ve chvíli, kdy z firmy odejdete, je váš účet obvykle zrušen a vaše soubory z OneDrive pro firmy smazané.

SharePoint Online

SharePoint Online je také součástí balíku Office 365. Na SharePointu pro celou organizaci je ve výchozím stavu 1 TB prostoru, další prostor přibývá s každým uživatelem organizace. Toto úložiště umožňuje pokročilou práci se sdílenými soubory – pokud se o jeho používání i správě chcete dozvědět více, vyberte si jedno z našich školení.

Knihovna na SharePointu

Prostor na SharePointu je rozdělený na jednotlivé knihovny. Do každé knihovny má přístup jiná skupina uživatelů. Knihovny můžou být vytvořené podle oddělení, projektů, nebo třeba zákazníků, o které se vaše firma stará. Jeden uživatel má obvykle přístup hned do několika knihoven. Knihovna není spjatá s konkrétním uživatelem, jako třeba OneDrive. Pokud tedy někdo z firmy odejde, knihovna se nesmaže, ale zůstává k dispozici jeho kolegům.

Knihovny na SharePointu v Excelu

SharePoint má široké možnosti nastavení oprávnění. Někdo může soubory upravovat, jiný je může číst, další má třeba zakázáno stáhnout si soubory k sobě na počítač. Možností je opravdu hodně. Knihovny i oprávnění na nich obvykle nastavuje IT oddělení firmy. Pokud byste s tímto krokem chtěli pomoct, rádi nastavíme ideální strukturu SharePointu pro vás my.

Oprávnění na SharePointu

SharePoint umožňuje přidávat souborům další vlastnosti. Pokud vám nestačí evidence toho, jaký je název souboru, kdy jste ho naposledy upravili, nebo kdo je jeho autorem, můžete si přidat jakékoli další informace. U směrnice třeba dobu její platnosti a garanta, u dokumentu projekt, ke kterému patří, a u školící prezentace název přednášky, pro kterou byl vytvořen.

Pomocí těchto vlastností pak můžete v knihovnách filtrovat, vytvářet skupiny souborů a nastavovat různá zobrazení – ta mohou zobrazit třeba soubory napříč složkami upravené v posledních sedmi dnech.

Vlastnosti na SharePointu

Na SharePointu si můžete nadefinovat také vlastní šablony dokumentů – třeba pro nabídku, nebo pro pracovní smlouvu. Pomocí nich snadno vytvoříte nové dokumenty odpovídající vašemu firemnímu designu.

Stejně, jako OneDrive pro firmy, můžete i SharePoint propojit s automatizovanými procesy Flow. Automatizujte např. vytváření složek projektů, nebo přidělování jedinečných názvů pro vaše soubory podle zadaných metadat.

Knihovny na SharePointu mají pokročilé možnosti pro spolupráci na souborech. Soubor si třeba můžete rezervovat, aby ho po určitou dobu nemohl upravovat nikdo jiný než vy. Můžete si nastavit emailové upozornění, které vám každý den nebo třeba jednou týdne pošle souhrn změn v dané knihovně. Administrátoři knihovny mají k dispozici vlastní koš. Pokud tedy někdo z uživatelů smaže soubor a vysype ho z uživatelského koše, mohou ho administrátoři webu obnovit.

Celkově nabízí Centrum pro správu SharePointu mnoho různých nastavení dostupných administrátorům. Najdou tu i grafy zobrazující používání jednotlivých knihoven, externí sdílení, a mnoho dalšího. Vyznat se v centru pro správu SharePointu je zpočátku poměrně složité. I v tom můžeme vašim administrátorům pomoci.

Centrum pro správu SharePointu

Soubory nejsou to jediné, co můžete ukládat na SharePoint. Jsou tu i místa pro seznamy, které připomínají tabulky v Excelu. Nebo stránky, kam můžete zobrazit uživatelům to nejdůležitější. Vše jde poté propojit mezi sebou. Ze seznamu zákazníků můžete třeba vytvořit vlastnost pro soubor v knihovně a k nabídkám poté uvádět zákazníky, pro které byly vytvořeny. Dají se tu vytvořit i různé aplikace.

Seznam na SharePointu

SharePoint je velmi úzce propojen se Skupinami Office 365 a týmy aplikace Microsoft Teams. Právě těmto aplikacím umožňuje mít prostor pro sdílené soubory a otevírá jim širokou nabídku dalších možností práce.

Knihovna na SharePointu v MS Teams

Shrnutí

OneDrive, OneDrive pro firmy i SharePoint jsou výborným řešením pro ukládání dat. Všechna tato úložiště můžeme využívat najednou, nebo používat pouze jedno z nich. Na vaše osobní dokumenty vám plně postačí OneDrive. Firemní dokumenty ukládejte na OneDrive pro firmy (soukromé), nebo na SharePoint (sdílené).

Tato úložiště mají podobný vzhled i mnoho funkcí, přesto se vyplatí znát rozdíly mezi nimi. Nejméně funkcí a prostoru je na osobním OneDrive. OneDrive pro firmy obsahuje více funkcí, a hlavně mnohem více místa. Pokročilé možnosti pro práci se sdílenými soubory pak najdete v knihovnách na SharePointu.

Kde získat pomoc a dozvědět se více

Obrátit se na CloudForce a získat profesionální Office 365 služby

NAPSAT DO CLOUDFORCE

OneDrive pro firmy: Jak na soubory v cloudu

O OneDrive pro firmy, jeho funkcích a možnostech využívání se více dozvíte v tomto video kurzu.

 

 

Žádný komentář

Přidat komentář