Co vše umí MS Teams a proč je centrální aplikací Microsoft 365
MS Teams je aplikací, které společnost Microsoft věnuje v poslední době největší pozornost. Neustále rozšiřuje její funkce a dodává nová a nová propojení. Tím se aplikace MS Teams stala srdcem celého Microsoft 365 prostředí. Sdružuje všechny aplikace z Microsoft 365 a uživatel tak k celému obsahu může přistupovat z jednoho místa. Zaměstnanci firem, kde MS Teams již používají, po příchodu do práce zapnou “Teamsy” a mohou okamžitě komunikovat se svými kolegy, podívat se, co je nového na projektech, na kterých se podílí, jaké schůzky ho ten den čekají, upravit a nahlédnout do potřebných souborů a mnoho dalšího.
Velkou výhodou je, že si zaměstnanec může MS Teams pustit na jakémkoli zařízení a kdekoli. K dispozici má online verzi i desktopovou verzi a stáhnout si může aplikaci i do telefonu.
Komunikace v MS Teams
Součástí MS Teams je chat, prostřednictvím kterého můžete okamžitě komunikovat s kolegy. V rámci chatu si můžete vyměňovat odkazy na soubory, samotné soubory, obrázky, soubory GIF, Emodži pro vyjádření intonace textu, který píšete. Můžete plánovat schůzky v kalendáři, uskutečnit video nebo audio hovor, sdílet obrazovku a předat kolegovi řízení. Spolupráce na projektech je tak snazší a v reálném čase.
Do MS Teams přechází také Skype pro firmy. Všechny funkce Skype pro firmy jsou přeneseny do MS Teams. Skype pro firmy zaniká. Audio či video konferenci nyní snadno uděláte v “Teamsech”. Prostředí pro audio a video konference je v MS Teams propracováno. Konferenci uspořádáte ve vysoké kvalitě, můžete pořizovat její záznam, jednoduše sdílet plochu, konkrétní aplikace, konkrétní obrazovku nebo konkrétní okno. Prezentující má možnost rozostřit své pozadí a posluchače tak nerozptyluje nic, co se děje za prezentujícím.
Benefity, které vám přinese přechod ze Skype pro firmy do MS Teams, najdete ZDE. V případě, že nyní používáte Skype pro firmy je třeba zahájit přípravu na přechod do MS Teams. Pro to je potřeba udělat několik kroků. Pokud nevíte jaké kroky to jsou a jaké možnosti přípravy vám společnost Microsoft dává, obraťte se na nás, my vám rádi pomůžeme. Více informací se dozvíte v tomto našem článku.
Soubory v MS Teams
Do MS Teams lze snadno napojit OneDrive pro firmy a SharePoint. Každý uživatel tak získá snadný přístup k týmovým i osobním dokumentům. Nastavení potřebných přístupových práv k daným dokumentům zvládne, po krátkém vysvětlení, každý. Spolupráce v týmu je rychlejší a každý má o všem přehled.
Nová funkce, tzv. centrální hub, navíc spojuje vše do firemního intranetu, který je snadno pochopitelný pro každého. Každý zaměstnanec má tak vše potřebné ihned po ruce.
Z prostředí MS Teams tak zaměstnanec může pracovat se svými osobními firemními soubory, se soubory projektů, na kterých pracuje, s všeobecnými firemními soubory. Navíc může nahlížet do firemního intranetu a přehledně najít informace, které potřebuje.
Další funkcionality v MS Teams
MS Teams si můžete rozšiřovat a plnit obsahem tak, jak potřebujete a tak, jak to vyhovuje procesům vaší firmy. Hezké na tom je to, že si vše můžete od základů tvořit sami, jednoduše a rychle.
Samotná aplikace v sobě obsahuje funkcionality, jako např. upozornění na novinky v jednotlivých týmech, upozornění na nové úkoly, upozornění na nové příspěvky atd. Takže vám nic neunikne a všechny nové informace máte přehledně na jednom místě. Můžete v nich filtrovat a zobrazovat ty, které jsou pro vás aktuálně důležité. Zároveň si můžete v široké nabídce nastavení zvolit, na co chcete být upozorněni, na co nikoli.
Do MS Teams byla integrována také aplikace pro plánování směn StaffHub. Nyní tedy můžete plánovat směny přímo z MS Teams. Aplikace StaffHub končí, více informací se dozvíte ZDE.
V celé aplikaci můžete rychle a snadno vyhledávat potřebný obsah, soubory i lidi. A pokud si nevíte rady, můžete o pomoc poprosit T-Bota, který je součástí MS Teams. T-Bot pomůže spíše uživatelům, kteří umějí anglicky, nicméně není na škodu se s ním seznámit. Je to takový předvoj toho, co nás v rámci online komunikace čeká 🙂
Propojení MS Teams s dalšími aplikacemi a softwary
Do MS Teams je možné, kromě samotných Microsoft 365 aplikací, také napojit i externí aplikace a softwary. Tím pádem máte pak vše opravdu centralizováno na jednom místě a nemusíte zběsile klikat sem a tam.
Do “Teamsů” je možné napojit z prostředí Microsoft 365 téměř vše, na co si vzpomenete. Do příslušného týmu, na příslušné místo můžete napojit Planner, Forms, knihovny dokumentů z SharePointu, jednotlivé weby SharePointu, Power BI, poznámkové bloky OneNote a mnoho dalšího.
Prostředí MS Teams má navíc moc hezký design a pokud ho propojíte např. s SharePointím webem může vše vypadat takto:
Chcete začít MS Teams používat? Rádi Vám s tím pomůžeme. Ukážeme jak na to, proškolíme, poradíme.
Základy o MS Teams se dozvíte v našem E-booku Seznamte se s MS Teams
Další informace získáte v našem kurzu Microsoft Teams 1: spolupracujte online pomocí chatu
